2005年09月27日

重要なことを最優先する

タイムマネージメントを考える上で、とても分かりやすいマトリクスがあります。やるべき事を@緊急かつ重要な事、A緊急ではないが重要な事、B緊急だが重要度の低い事、C緊急でも重要でもない事。の4つに分けるのです。
ここでCを先にやる人は まずいないだろうと思うかもしれませんが、人はおかしなもので 重要なことが目前に迫っていながら、それを避けるためにCをやってしまうということがあります。例えば 試験勉強の前に、まずリラックスしようとしてゲームを長々とやってしまう。海外旅行の支度をしなければいけないのに、昔の旅行のビデオテープが見つかって 見入ってしまう などです。
人は弱いもので、面倒なことは避けよう、 後回しにしようと思いがちです。これを断ち切るためには 当たり前のようですが、きちんとしたスケジュール作りと それを達成したときの「御褒美」を用意することが必要です。スケジュールを立てるためには、まずやるべき事をリストにすることです。もちろんやるべき事は、毎日増えますから 毎日整理することが必要です。
ここでオススメなのがパソコンソフトです。スケジュール管理ソフトはいろいろ ありますが、よく知られているものとしてMicrosoft Outlookがあります。このソフトの機能に「仕事」というものがあります。これでやるべき仕事をリストアップし、重要度と期日を記入します。その後、@、A、Bの順番で仕事を「スケジュール」にドラッグ&ドロップします。やる気を引き出すためにAの後には、食事、お菓子、テレビ、昼寝、簡単な仕事 など御褒美を用意しましょう。
これが終わったあとに、Cを入れる空きのある人は そのまま入れるのではなく、他にそれよりも重要な仕事がないか、もう一度確かめてみましょう。この時点で、もうCを入れる余地のなくなった人は、Cをするのをあきらめましょう。あなたは「緊急でも重要でもない事」を本当にする必要がありますか? それよりも重要な仕事を全て片付けて、大事なプライベートに時間を割きましょう。余裕のある仕事をしている幸せな人はCを入れてスケジュール作成完了です。
さて これからスケジュールに沿って仕事をやっていくのですが、初めはうまくいかなくて 当たり前です。おそらく ほとんどの人が、それぞれの仕事をこなすのに スケジュールに組んだ時間よりも長くかかってしまうでしょう。しかし 今までもそうだったのです。我慢して続けていけば、自分がどんな仕事を どのくらいの時間でできるかの目安がつくようになります。そのうち 同じ仕事でも要領を覚えて 短時間で出来るようになり、人から仕事が速いとほめられ ますますやる気が出るようになれば しめたものです。
以上のことは、当たり前のことであって「何を今更、それができりゃあ誰も苦労しないよ。」と思う人も多いと思いますが、ことタイムマネジメントに関しては ウルトラCはなく、ひたすら王道を地道に歩む人がコツをつかんでいくものだと思います。かく言う私もまだまだ始めたばかりの 修行の身です。
posted by けん at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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